基本要素是是：參展商、觀眾、服務(wù)商、組織者。

參展商：參展商常稱作參展客戶，是展覽會(huì)的基礎(chǔ)，在有了市場(chǎng)的需求和參展商的存在之后，才產(chǎn)生了展覽會(huì)和其它三個(gè)要素;展會(huì)中參展商數(shù)量的多少和質(zhì)量的高低直接關(guān)系這展會(huì)的展出效果。

觀眾：展覽會(huì)中，觀眾、專業(yè)觀眾、客商、買(mǎi)家、貿(mào)易商、參觀商是這部分人的主要稱呼。整個(gè)展會(huì)都是圍繞觀眾進(jìn)行，為觀眾而服務(wù)的。展會(huì)的主要目的是滿足觀眾的需要，如果展會(huì)沒(méi)有觀眾，那么組織者把參展商組織在一起也就沒(méi)有任何意義了。評(píng)價(jià)一個(gè)展會(huì)展出效果的好壞和成功與否的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也落在了觀眾的手中。

組織者：也長(zhǎng)叫做主辦單位、籌辦單位、協(xié)辦單位等。組織者經(jīng)營(yíng)多種方式的展覽業(yè)務(wù)并通過(guò)組織展會(huì)來(lái)獲得盈利。調(diào)查顯示，在我國(guó)主要存在專營(yíng)、兼營(yíng)和代理三種形式的展會(huì)組織者。在發(fā)展成熟的展覽行業(yè)中，展覽組織者主要是指專營(yíng)展覽業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和部門(mén)，即展覽公司或行業(yè)協(xié)會(huì)。

服務(wù)商：組織者在籌辦組織展覽會(huì)時(shí)，為參展商和觀眾提供服務(wù)的時(shí)會(huì)遇到諸如展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建等服務(wù)工作，因能力有限而無(wú)法為參展商和觀眾提供完善的服務(wù)。于是就以商業(yè)合作的形式尋求專業(yè)的展覽公司來(lái)提供服務(wù)，協(xié)同完成展覽會(huì)的組織服務(wù)工作。

總的來(lái)說(shuō)，展會(huì)的這四個(gè)要素有機(jī)的結(jié)合組成整個(gè)展會(huì)系統(tǒng)，每個(gè)因素在展會(huì)中都充當(dāng)和完成不同的角色和功能。除觀眾以外的三個(gè)要素的最終服務(wù)對(duì)象是觀眾;參展商是維持展覽會(huì)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)動(dòng)力;組織者是其中連接觀眾和參展商的紐帶;組織者聯(lián)合服務(wù)商為參展商和觀眾提供綜合服務(wù)。